КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ
от 21 ноября 2013 г. № 100-п

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ КОНЦЕПЦИИ РАЗВИТИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ
АРХИВНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В КОМИТЕТЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ И ГОСУДАРСТВЕННЫХ
КАЗЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ "ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ", "ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ НОВЕЙШЕЙ
ИСТОРИИ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ", "ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ"
НА 2014 - 2016 ГОДЫ

Приказываю:
1. Утвердить Концепцию развития автоматизированных архивных технологий в Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и государственных казенных учреждениях "Центральный государственный архив Удмуртской Республики", "Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики", "Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики" на 2014 - 2016 годы (прилагается).
2. Контроль за реализацией Концепции возложить на заместителя председателя Комитета Н.Г. Пушкареву, главного специалиста-эксперта организационно-аналитического отдела Комитета Р.Г. Шихарева, директоров государственных казенных учреждений "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" (Красильникова Н.А.), "Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики" (Ушакова Е.М.), "Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики" (Василечко Н.В.).

Председатель Комитета
Н.В.ТОЙКИНА





Утверждена
приказом
Комитета по делам
архивов при Правительстве
Удмуртской Республики
от 21 ноября 2013 г. № 100-п

КОНЦЕПЦИЯ
РАЗВИТИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ АРХИВНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В КОМИТЕТЕ
ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
И ГОСУДАРСТВЕННЫХ КАЗЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ "ЦЕНТРАЛЬНЫЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ", "ЦЕНТР
ДОКУМЕНТАЦИИ НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ",
"ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ" НА 2014 - 2016 ГОДЫ

1. Введение

Настоящая Концепция развития автоматизированных архивных технологий в Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и государственных казенных учреждениях "Центральный государственный архив Удмуртской Республики", "Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики", "Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики" на 2014 - 2016 годы (далее - Концепция) разработана в целях совершенствования работы в области внедрения информационно-коммуникационных технологий в практику работы Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - Комитет) и государственных казенных учреждений "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" (далее - ГКУ "ЦГА УР"), "Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики" (далее - ГКУ "ЦДНИ УР"), "Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики" (далее - ГКУ "ГАСПД УР").
Концепция разработана в соответствии со Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации 7 февраля 2008 г. № Пр-212, государственной программой Удмуртской Республики "Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2014 - 2020 годы)", утвержденной постановлением Правительства Удмуртской Республики от 1 июля 2013 года № 268, государственной программой Удмуртской Республики "Развитие архивного дела на 2013 - 2015 годы", утвержденной постановлением Правительства Удмуртской Республики от 1 июля 2013 года № 273.
Концепция определяет главные цели, задачи и основные направления деятельности архивной службы Удмуртской Республики в сфере информатизации.

2. Основные цели и задачи информатизации

Основные цели информатизации:
2.1. Повышение качества информационного обслуживания населения и предоставления государственных услуг в электронной форме.
2.2. Внедрение и развитие систем межведомственного электронного взаимодействия и электронного документооборота.
2.3. Применение информационно-коммуникационных технологий при автоматизации основных направлений деятельности архивов.
Для достижения этих целей необходимо решить следующие задачи:
2.1.1. Организация предоставления государственных услуг Комитетом и государственными архивами через единый портал государственных и муниципальных услуг Удмуртской Республики и Российской Федерации и/или сайт "Архивная служба Удмуртии".
2.1.2. Расширение информационного потенциала официального сайта "Архивная служба Удмуртии" за счет оперативного и открытого, в рамках действующего законодательства, информирования о деятельности Комитета и архивных учреждений Удмуртской Республики.
2.1.3. Формирование открытых информационных ресурсов (тематических, справочных баз данных), созданных и функционирующих внутри государственных архивов, и представление их в сети Интернет.
2.1.4. Оцифровка архивных документов и организация удаленного доступа в рамках действующего законодательства к цифровым копиям особо ценных и наиболее используемых архивных документов.
2.2.1. Внедрение подготовленных на федеральном уровне нормативных и методических документов, правил и стандартов, необходимых для организации работы с электронными документами, работы с ними на стадии ведомственного хранения, передачи на постоянное хранение и работы с ними в государственных архивах республики.
2.2.2. Выработка методики и создание условий для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения электронных документов.
2.2.3. Организация электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия между Комитетом, государственными архивами, органами власти Удмуртской Республики и Российской Федерации.
2.3.1. Внедрение автоматизированной системы учета документов Архивного фонда Удмуртской Республики (БД "Архивный фонд", БД "Фондовый каталог"). Внесение в БД "Архивный фонд" информации о единицах хранения Архивного фонда Удмуртской Республики.
2.3.2. Компьютеризация государственных архивов:
- унификация аппаратных решений для рабочего места сотрудника и оснащение рабочих мест государственных архивов современной компьютерной техникой. Ежегодное обновление парка компьютерной техники из расчета 1/5 штатной численности;
- обеспечение лицензионной чистоты используемых программных продуктов и применение свободного программного обеспечения;
- приобретение для государственных архивов серверов с функционалом файл-серверов, интернет-сервисов, систем хранения данных;
- создание системы технической поддержки аппаратно-программных комплексов и электронных ресурсов;
- обеспечение надежного хранения оцифрованных копий описей дел и документов Архивного фонда Удмуртской Республики.
2.3.3. Обучение сотрудников архивных учреждений Удмуртской Республики современным информационным технологиям.

3. Основные направления деятельности Комитета
и государственных архивов:

- применение систем электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия;
- автоматизация ведения бухгалтерского и кадрового учета;
- функционирование элементов криптозащиты и средств использования электронной подписи. Применение систем сдачи отчетности в соответствующие учреждения в электронном виде;
- организация юридически значимого электронного документооборота между Комитетом, государственными архивами, органами государственной власти и местного самоуправления;
- обеспечение функционирующих информационных систем обработки персональных данных требованиям, установленным законодательством в области защиты персональных данных;
- обеспечение сохранности созданных электронных информационных ресурсов;
- развитие сервисов предоставления государственных услуг в электронном виде;
- приведение при необходимости ранее разработанных баз данных к одному формату, что обеспечит единообразие и возможность комплексного использования накопленных данных;
- сопровождение и наполнение информацией официального сайта "Архивная служба Удмуртии";
- обеспечение в рамках действующего законодательства доступа к формируемым базам данных и оцифрованным архивным документам через сеть Интернет;
- сопровождение и обновление различного используемого программного обеспечения;
- обучение сотрудников Комитета и государственных архивов использованию информационных технологий.

3.1. Направления деятельности Комитета:

- ведение БД "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики". Обеспечение доступа к реестру и оцифрованным копиям уникальных документов через сеть Интернет;
- развитие системы "Учет деятельности архивных учреждений Удмуртской Республики", в т.ч. с возможностью удаленного режима работы с системой сотрудников государственных и муниципальных архивов;
- модернизация программного комплекса "ЭПМК";
- формирование БД "Фондовый каталог";
- формирование БД "Справочно-информационный фонд".

3.2. Направления деятельности ГКУ "ЦГА УР":

- оцифровка архивных документов. Обеспечение в рамках действующего законодательства доступа к электронным копиям архивных документов через сеть Интернет;
- развитие и использование ведомственной информационной системы "Электронный архив Удмуртии", в т.ч. с возможностью удаленного режима работы с системой сотрудников государственных и муниципальных архивов;
- ретроконверсия описей дел;
- формирование БД "Архивный фонд";
- формирование и использование БД "Памятные даты Удмуртской Республики";
- заполнение межфондового указателя "Акты приема в эксплуатацию законченных строительством объектов";
- ведение БД "Справочно-информационный фонд", "Научно-справочная библиотека государственного архива";
- ведение имеющихся тематических БД;
- использование справочных БД "Учет запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна" и "Учет тематических запросов".

3.3. Направления деятельности ГКУ "ЦДНИ УР":

- оцифровка архивных документов. Обеспечение в рамках действующего законодательства доступа к электронным копиям архивных документов через сеть Интернет;
- ретроконверсия описей дел;
- формирование БД "Архивный фонд";
- заполнение БД "Фотокаталог", "Предметно-тематический указатель к протоколам коллегиальных органов партийных организаций";
- ведение БД "Справочно-информационный фонд", "Научно-справочная библиотека государственного архива";
- ведение имеющихся тематических БД "Книга памяти Удмуртской Республики", "Персоналии в документах ЦДНИ УР", "Электронный каталог";
- использование справочных БД "Учет запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна" и "Учет тематических запросов".

3.4. Направления деятельности ГКУ "ГАСПД УР":

- формирование БД "Архивный фонд";
- ретроконверсия описей дел;
- формирование и модернизация БД "Местонахождение документов по личному составу";
- формирование и модернизация БД "Список работников, представленных к награждению знаками отличия";
- формирование и модернизация БД по личному составу трестов № 17, 18 (при условии финансирования);
- ведение имеющихся тематических БД;
- сопровождение и развитие справочной БД "Учет запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна".

4. Ресурсное обеспечение Концепции

Выполнение положений Концепции осуществляется за счет средств бюджета Удмуртской Республики, а также за счет средств государственной программы Удмуртской Республики "Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2014 - 2020 гг.)".

5. Оценка рисков реализации мероприятий Концепции

В ходе реализации Концепции возможны несколько категорий основных рисков:
5.1. Недостаточное финансирование. Сокращение финансирования приведет к уменьшению объемов и продлению сроков окончания работ.
5.2. Отсутствие и/или устаревание программно-технических комплексов в Комитете и подведомственных государственных архивах.
5.3. Повреждение архивных документов при сканировании.
Риск устраняется контролем всех этапов выполнения работ по сканированию.
5.4. Утрата цифровой информации.
Риск устраняется комплексом работ по многоуровневому резервному копированию, разработкой инструкций и регламентов по хранению и работе с базами данных, электронными документами и электронными копиями документов.
5.5. Несанкционированный доступ к информации автоматизированных систем.
В автоматизированные системы предполагается ввод исключительно документов открытого доступа. Кроме того, предполагается внесение требований по защите локальных вычислительных сетей, баз данных в технические задания на выполнение соответствующих видов работ, создание и внедрение систем информационной безопасности.

6. Оценка эффективности реализации мероприятий Концепции

Оценка эффективности реализации мероприятий Концепции осуществляется в соответствии с целевыми индикаторами, представленными в соответствующих разделах государственных программ Удмуртской Республики "Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2014 - 2020 гг.)" и "Развитие архивного дела на 2013 - 2015 годы".
Задачи и мероприятия по внедрению автоматизированных архивных технологий в Комитете и государственных архивах, объемы работ по формированию БД ежегодно конкретизируются в годовых планах работы Комитета и государственных архивов исходя из их актуальности, имеющихся в наличии программных и аппаратных систем, финансовых средств и кадровых ресурсов.


------------------------------------------------------------------