МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ
от 21 мая 2013 г. № 64

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГРАЖДАН
В БЮДЖЕТНЫХ СТАЦИОНАРНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ СОЦИАЛЬНОГО
ОБСЛУЖИВАНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

В соответствии с абзацем третьим пункта 18 Положения о порядке и условиях предоставления и оплаты стационарного социального обслуживания, утвержденного постановлением Правительства Удмуртской Республики от 11 апреля 2005 года № 52 "Об утверждении Положения о порядке и условиях предоставления и оплаты стационарного социального обслуживания", приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок ведения личных дел граждан в бюджетных стационарных учреждениях социального обслуживания Удмуртской Республики (далее - Порядок).
2. Директорам бюджетных стационарных учреждений социального обслуживания Удмуртской Республики организовать ведение личных дел граждан в соответствии с требованиями Порядка.
3. Признать утратившим силу приказ Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики от 24 августа 2005 года № 75 "Об утверждении Порядка ведения личных дел граждан, проживающих в государственных стационарных учреждениях социального обслуживания".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра Конькова К.В.

Министр
О.А.КОРЕПАНОВА





Утвержден
приказом
Министерства социальной
защиты населения
Удмуртской Республики
от 21 мая 2013 г. № 64

ПОРЯДОК
ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГРАЖДАН В БЮДЖЕТНЫХ СТАЦИОНАРНЫХ
УЧРЕЖДЕНИЯХ СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок устанавливает правила ведения, учета и хранения личных дел граждан, проживающих в бюджетных стационарных учреждениях социального обслуживания Удмуртской Республики (далее соответственно - граждане, стационарные учреждения) и не являющихся подопечными этих стационарных учреждений.
2. Ведение личных дел граждан, в отношении которых стационарные учреждения исполняют полномочия опекуна (попечителя), осуществляется в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 года № 423 "Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан" и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2010 года № 927 "Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан".
Учет и хранение личных дел совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан, в отношении которых стационарное учреждение исполняет полномочия опекуна (попечителя), осуществляются в порядке, установленном разделами III, IV настоящего Порядка, в части, не противоречащей федеральному законодательству.
3. Директор стационарного учреждения назначает работника, ответственного за ведение, учет и хранение личных дел граждан, с внесением обязанности в должностную инструкцию.

II. Ведение личных дел

4. На каждого поступающего в стационарное учреждение гражданина оформляется личное дело.
5. В состав личного дела включаются путевка в стационарное учреждение, заявление, документы, представленные гражданином или его представителем в соответствии с постановлением Правительства Удмуртской Республики от 11 апреля 2005 года № 52 "Об утверждении Положения о порядке и условиях предоставления и оплаты стационарного социального обслуживания", и документы, относящиеся к личности гражданина, образующиеся во время нахождения гражданина в стационарном учреждении.
6. Оформление личного дела производится в течение 5 дней после издания приказа о зачислении гражданина в стационарное учреждение.
7. Документы подшиваются в личное дело в хронологической последовательности по мере их поступления.
Все листы личного дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу.
8. Для учета документов, помещенных в личное дело, составляется опись документов личного дела (приложение 1 к настоящему Порядку), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их наименовании, дате включения в дело и номерах страниц, на которых расположен каждый документ.
Листы описи документов личного дела нумеруются отдельно от листов документов, подшитых в личное дело.
9. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражается в описи документов личного дела в графе "Примечание".
10. В случае поступления информации, относящейся к гражданину и влекущей необходимость внесения изменений в сведения, содержащиеся в личном деле гражданина, соответствующие документы приобщаются к личному делу, внесение изменений производится в течение дня, следующего за днем поступления указанной информации.
11. Обложка личного дела оформляется по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку.
12. На обложке личного дела в строке "Сведения о дееспособности" указывается "дееспособный", "недееспособный", "ограниченно дееспособный".

III. Учет личных дел

13. Личные дела подлежат регистрации в журнале регистрации личных дел (приложение 3 к настоящему Порядку).
Страницы журнала регистрации личных дел нумеруются, прошиваются и скрепляются подписью директора и печатью стационарного учреждения.
14. Нумерация личных дел производится с начала календарного года. Номер личного дела состоит из регистрационного номера личного дела, присвоенного при регистрации в журнале регистрации личных дел, и указанного через дефис года, в котором сформировано личное дело, по форме:
00-0000, где 00 - регистрационный номер личного дела, 0000 - год, в котором сформировано личное дело.
15. В целях организации учета личных дел, заведенных стационарным учреждением, и проверки соблюдения порядка их оформления и ведения в стационарном учреждении проводится инвентаризация личных дел.
Инвентаризация личных дел проводится один раз в два года на основании приказа директора стационарного учреждения.
16. Для проведения инвентаризации личных дел приказом директора стационарного учреждения создается комиссия. Состав и порядок деятельности комиссии устанавливается приказом директора стационарного учреждения.
17. В ходе инвентаризации осуществляется:
сверка личных дел со списком граждан, проживающих в стационарном учреждении;
проверка соблюдения установленного порядка ведения личных дел.
18. По итогам инвентаризации составляется акт об инвентаризации личных дел (далее - акт), в котором указываются состав комиссии (инициалы, фамилии председателя и членов комиссии), срок проведения инвентаризации, краткая характеристика обеспечения условий хранения личных дел и порядка работы с ними, общее количество проверенных и взятых на учет личных дел, выявленные нарушения, выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается директором стационарного учреждения. Один экземпляр акта приобщается к приказу о проведении инвентаризации, который подшивается в отдельное номенклатурное дело, второй экземпляр акта направляется в отдел стационарных учреждений Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики.
19. По результатам проведенной инвентаризации личных дел на оборотной стороне обложки личного дела делается отметка с указанием количества листов личного дела, даты проведения инвентаризации, подписи, фамилии и инициалов работника, ответственного за ведение, учет и хранение личных дел граждан.
20. При выявлении в ходе проведения инвентаризации личных дел нарушений постановления Правительства Российской Федерации от 18 мая 2009 года № 423 "Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан", постановления Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2010 года № 927 "Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении совершеннолетних недееспособных или не полностью дееспособных граждан" и настоящего Порядка директор стационарного учреждения издает приказ с указанием мер и сроков, необходимых для устранения нарушений, указанных в акте.
21. При переводе гражданина в другое стационарное учреждение его личное дело передается стационарному учреждению по акту приема-передачи личного дела (приложение 4 к настоящему Порядку) в день перевода гражданина в другое стационарное учреждение.
Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченными лицами обоих стационарных учреждений и подшивается в отдельное номенклатурное дело каждой из сторон.
В журнале регистрации личных дел делается отметка о снятии с учета личного дела.

IV. Хранение личных дел

22. Личные дела включаются в номенклатуру дел стационарного учреждения под общим заголовком "Личные дела проживающих граждан" с указанием срока хранения в соответствии с требованиями законодательства.
23. Личные дела хранятся в плотно закрывающихся металлических шкафах в вертикальном положении и размещаются по возрастанию номера личного дела либо в алфавитном порядке.
24. Личные документы гражданина (документ, удостоверяющий личность, правоустанавливающие документы и иные) принимаются на хранение в стационарное учреждение и выдаются гражданину по его письменному заявлению.
Факт выдачи гражданину документов (при временном истребовании документа) и возврата документов в стационарное учреждение фиксируется в журнале выдачи документов (приложение 5 к настоящему Порядку). Заявления, по которым был принят или выдан документ, хранятся в отдельном номенклатурном деле.
25. Хранение документов, указанных в пункте 24 настоящего Порядка, осуществляется в специальном кармашке-конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки личного дела, в файле, который подшивается в личное дело, или в сейфе, в специальном коробе.
26. Работник, ответственный за ведение, учет и хранение личных дел, обязан обеспечить надежную сохранность личных дел и конфиденциальность сведений при их хранении.





Приложение 1
к Порядку
ведения личных дел
граждан в бюджетных
стационарных учреждениях
социального обслуживания
Удмуртской Республики

Опись
документов личного дела
____________________________________________
(Ф.И.О. гражданина)


№ Наименование документа Дата Номера Примечание
п/п включения страниц
в личное дело

1 2 3 4 5
















<*> Итого _________ (_________________________________________) документов.
(цифрами) (прописью)
Количество листов описи _________ (_______________________________________)
(цифрами) (прописью)
Опись составил(а)
___________________________ __________ (________________________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)
__________________)
(дата)

   --------------------------------

<*> Заполняется при передаче личного дела в другое стационарное
учреждение или сдаче в архив.





Приложение 2
к Порядку
ведения личных дел
граждан в бюджетных
стационарных учреждениях
социального обслуживания
Удмуртской Республики

Оборотная сторона Лицевая сторона

Отметки об инвентаризации
_________________________________________________
(наименование бюджетного стационарного учреждения
_______________ _______________ _______________ социального обслуживания Удмуртской Республики)
(количество (количество (количество
листов дела) листов дела) листов дела) 00-0000
_______________ _______________ _______________ ------------------ __________________________
дата дата дата номер личного дела номер номенклатурного дела
_______________ _______________ _______________
подпись, подпись, подпись,
расшифровка расшифровка расшифровка ЛИЧНОЕ ДЕЛО
подписи подписи подписи ________________________
(фамилия)
_______________ _______________ _______________ ________________________________
(количество (количество (количество (имя, отчество гражданина)
листов дела) листов дела) листов дела) ____________________
_______________ _______________ _______________ (дата рождения)
дата дата дата _________________________________________________
_______________ _______________ _______________ (сведения о дееспособности)
подпись, подпись, подпись, Поступил ________________________
расшифровка расшифровка расшифровка (дата поступления)
подписи подписи подписи Выбыл __________________________
(дата выбытия)
_______________ _______________ _______________ _________________________________________________
(количество (количество (количество (фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес
листов дела) листов дела) листов дела) места жительства, места пребывания,
_______________ _______________ _______________ фактического проживания опекуна, попечителя
дата дата дата (физического лица), номера контактных
_______________ _______________ _______________ телефонов опекуна (попечителя))
подпись, подпись, подпись,
расшифровка расшифровка расшифровка
подписи подписи подписи






Приложение 3
к Порядку
ведения личных дел
граждан в бюджетных
стационарных учреждениях
социального обслуживания
Удмуртской Республики

Журнал регистрации личных дел


Регистра- Дата Фамилия, Сведения о передаче личного дела Примеча-
ционный регист- имя, ние
номер рации отчество Дата № и дата Ф.И.О., Подпись
гражданина пере- акта должность лица,
дачи передачи лица, полу-
личного получившего чившего
дела личное дело личное
дело






Приложение 4
к Порядку
ведения личных дел
граждан в бюджетных
стационарных учреждениях
социального обслуживания
Удмуртской Республики

Акт приема-передачи личного дела № _____

"__" ____________ _____ г.

В соответствии с пунктом 18 Порядка ведения личных дел граждан в
бюджетных стационарных учреждениях социального обслуживания Удмуртской
Республики, утвержденного приказом Министерства социальной защиты населения
Удмуртской Республики от "__" _________ 2013 года № ____ "Об утверждении
Порядка ведения личных дел граждан в бюджетных стационарных учреждениях
социального обслуживания Удмуртской Республики",
___________________________________________________________________________
(наименование стационарного учреждения, передающего личное дело)
в лице ___________________________________________________________________,
(должность, фамилия, имя, отчество должностного лица)
действующего на основании ______________________________________, передает,
а _________________________________________________________________________
(наименование стационарного учреждения, принимающего личное дело)
в лице ___________________________________________________________________,
(должность, фамилия, имя, отчество должностного лица)
действующего ___________________________________________________, принимает
личное дело ______________________________________________________________,
(фамилия, имя, отчество гражданина)
состоящее из ______ (_________________________________________) документов,
(цифрами и прописью количество документов
в личном деле)
всего на ______ (_________________________________________________) листах.
(цифрами и прописью количество листов в личном деле)

Передал: Принял:

__________ (_____________________) __________ (_____________________)
(подпись) (расшифровка подписи) (подпись) (расшифровка подписи)

М.П. М.П.





Приложение 5
к Порядку
ведения личных дел
граждан в бюджетных
стационарных учреждениях
социального обслуживания
Удмуртской Республики

Журнал выдачи документов


Дата Фамилия Наименование Подпись Дата Подпись
выдачи и инициалы выдаваемого гражданина, возврата должностного
документа гражданина документа получившего документа лица, принявшего
документ документ



------------------------------------------------------------------