АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ГЛАЗОВА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 31 мая 2013 г. № 32/1

ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ ОРГАНОВ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ГЛАЗОВА

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи", в целях развития системы электронного документооборота органов Администрации города Глазова постановляю:
Утвердить прилагаемое Положение об электронном документообороте органов Администрации города Глазова.

Глава Администрации
города Глазова
А.Н.КОЗЕМАСЛОВ





Утверждено
постановлением
Администрации города Глазова
от 31 мая 2013 г. № 32/1

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ ОРГАНОВ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ГЛАЗОВА

1. Общие положения

1.1. Цели настоящего Положения

Целью данного Положения является регламентация основ применения в органах Администрации города Глазова документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота (СЭД).
Данное Положение содержит общие принципы осуществления электронного документооборота. Требования к оформлению и содержанию электронных документов, их форматы и реквизиты, особенности порядка их обработки исполнения и хранения определяются инструкциями по работе с СЭД и инструкциями по делопроизводству органов Администрации города Глазова.
Положение разработано в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи" и другими нормативными документами, регламентирующими работу с электронными документами.
Данное Положение действует во всех органах Администрации города Глазова, осуществляющих работу с электронными документами.

1.2. Основные понятия

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, представляющая собой совокупность программного, информационного и аппаратного обеспечения, реализующая хранение и обращение электронных документов.
Корпоративная СЭД - СЭД, использующаяся внутри Администрации города Глазова.
Пользователь СЭД - сотрудник Администрации города Глазова, использующий средства СЭД в соответствии с данным Положением и соответствующими инструкциями.
Идентификационные данные Пользователя СЭД - сведения, позволяющие идентифицировать Пользователя в СЭД, состоят из логина и пароля Пользователя.
Администратор СЭД - сотрудник Управления информатизации и связи Аппарата Главы города Глазова, Глазовской городской Думы и Администрации города Глазова, обеспечивающий установку, настройку, резервное копирование и другие функции по администрированию СЭД для ее безотказной работы.
Электронный документ - документ, хранящийся в СЭД, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Электронная подпись (ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.
Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (квалифицированный сертификат) - сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (далее - уполномоченный федеральный орган).
Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном Федеральным законом № 63 "Об электронной подписи" от 06.04.2011 порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи.
Ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи.
Ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи).
Удостоверяющий центр (УЦ) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ "Об электронной подписи" от 06.04.2011.

1.3. Используемые программные средства

В качестве корпоративной СЭД в органах Администрации города Глазова используется система электронного документооборота DIRECTUM.
Для подписания электронных документов и информации ЭП в СЭД используется сертифицированное средство криптозащиты информации "КриптоПро CSP".

1.4. Использование электронных документов

Работа с документами ведется преимущественно в электронном виде при:
- регистрации входящих документов;
- подготовке и подписании резолюции к входящим документам;
- контроле сроков исполнения входящих документов;
- подготовке и согласовании исходящих документов;
- регистрации исходящих документов;
- регистрации распоряжений по основной деятельности, по личному составу, по отпускам и командировкам;
- регистрации проектов постановлений и утвержденных постановлений;
- регистрации письменных и устных обращений граждан;
- контроле сроков ответов на письменные и устные обращения;
- формировании, исполнении и контроле исполнения поручений.
Отсутствие электронного документа, соответствующего бумажному, допускается только в случаях, предусмотренных инструкциями по делопроизводству органов Администрации города Глазова. Наличие бумажного документа является обязательным только в случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ.
На работу с электронными документами распространяются все правила и положения, существующие для бумажных документов (правила оформления, право подписи, обеспечение конфиденциальности и т.д.).
Не допускается создание в СЭД электронного документа, который будет иметь гриф ограничения доступа "совершенно секретно", "секретно" или "для служебного пользования". Не допускается хранение в СЭД электронного образа документа, имеющего один из указанных грифов.

1.5. Юридическая сила электронного документа

Электронный документ, заверенный ЭП и обеспечивающий взаимодействие между органами Администрации города Глазова, приравнивается к бумажному документу с ручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Для обеспечения взаимодействия электронными документами между органами Администрации города Глазова и придания электронному документу юридической силы могут использоваться идентификационные данные Пользователя СЭД.
Порядок обращения официальных и внешних по отношению к органам Администрации города Глазова документов в электронном виде регламентируется действующим законодательством РФ.

1.6. Соответствие бумажного и электронного документа

Для подтверждения того, что содержимое электронного документа совпадает с содержимым бумажного документа используются следующие процедуры:
- удостоверение соответствия бумажной формы электронному документу, заверенному ЭП, производится уполномоченным лицом, осуществившим перенос электронного документа на бумажный носитель (печать документа) с указанием информации о дате и авторе ЭП;
- удостоверение электронной формы бумажного документа, заверенного подписью и/или печатью, производится путем проставления ЭП лица, осуществившего перенос бумажного документа в электронный вид (сканирование документа) либо лица, подписавшего бумажный документ.
В силу действующего законодательства при наличии различий в подписанной электронной форме и бумажном документе с "живой" подписью и/или печатью приоритет имеет бумажный документ. Если оригинал бумажного документа с указанными реквизитами отсутствует, то приоритет имеет электронный документ, заверенный электронной подписью.

1.7. Конфиденциальность электронных документов

Электронные документы доступны пользователям СЭД в соответствии с правами доступа. Правила назначения прав доступа и ответственность за их назначение определяются в соответствии с Положением о работе с конфиденциальной информацией, действующим в организации. Неверное (излишне свободное) назначение прав доступа к документу приравнивается к нарушению режима конфиденциальности работы с документами.

1.8. Сроки хранения электронных документов

Все электронные документы в СЭД должны храниться не менее сроков, предусмотренных соответствующими нормативными документами для бумажных документов.
Срок хранения подписанного электронного документа не может быть менее 5-ти лет.

2. Электронная подпись

2.1. Использование электронной подписи

В СЭД органов Администрации города Глазова используется усиленная квалифицированная электронная подпись (далее УКЭП). Условия признания электронных документов, подписанных УКЭП, равнозначными документами на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, соответствуют статье 6 Федерального закона № 63-ФЗ "Об электронной подписи" от 06.04.2011 и условия признания УКЭП соответствуют статье 11 Федерального закона № 63-ФЗ "Об электронной подписи" от 06.04.2011.
Ответственность за попытку подделки и использования чужой ЭП приравнивается к попытке подделки подписи и печати на бумажном документе.

2.2. Владелец ключа электронной подписи и его обязанности

Владельцем ключа электронной подписи может являться любой пользователь СЭД, для которого сгенерирован ключ электронной подписи.
Владелец ключа электронной подписи обязан:
- хранить в тайне ключ электронной подписи;
- немедленно требовать приостановления действия сертификата ключа электронной подписи при наличии оснований полагать, что тайна ключа электронной цифровой подписи нарушена.

2.3. Удостоверяющие центры

Для подписания электронных документов и информации в СЭД органов Администрации города Глазова могут использоваться действующие квалифицированные сертификаты, выданные удостоверяющими центрами.
Удостоверяющий центр на период использования квалифицированного сертификата должен быть аккредитован Министерством связи и массовых коммуникаций РФ.
Квалифицированный сертификат не должен содержать ограничений по его использованию для внутреннего документооборота органов Администрации города Глазова.
Порядок регистрации квалифицированного сертификата в СЭД органов Администрации города Глазова устанавливается нормативными правовыми актами, регулирующими электронный документооборот.
Квалифицированный сертификат признается изданным УЦ, если подтверждена подлинность электронной подписи уполномоченного лица УЦ с использованием средства электронной подписи и сертификата ключа проверки ЭП уполномоченного лица УЦ, а также реестра сертификатов ключей проверки ЭП.

3. Пользователи СЭД

3.1. Функции пользователей СЭД

Пользователем СЭД может являться любой сотрудник органа Администрации города Глазова, выполняющий условия настоящего Положения и инструкции о порядке использования СЭД.
Пользователи СЭД выполняют следующие функции:
- создают электронные документы;
- обращаются к электронным документам с целью просмотра, печати, пересылки и др. потребностей в соответствии с выполняемыми функциями к установленным правами доступа;
- изменяют электронные документы в соответствии с установленными правами доступа;
- подписывают электронные документы ЭП в рамках установленных прав подписи.

3.2. Обязанности пользователей СЭД

Пользователь СЭД обязан:
- выполнять требования настоящего Положения и инструкций по использованию СЭД;
- обеспечивать конфиденциальность паролей доступа к СЭД;
- обеспечивать конфиденциальность электронных документов путем назначения прав доступа к ним в соответствии с Положением о конфиденциальности информации, действующим в организации;
- обеспечивать возможность использования создаваемых электронных документов другими пользователями СЭД в рамках прав доступа и должностных обязанностей.

4. Администратор СЭД

4.1. Деятельность администратора СЭД

Роль администратора СЭД организации выполняет закрепленный сотрудник Управления информатизации и связи Аппарата Главы города Глазова, Глазовской городской Думы и Администрации города Глазова, наделенный соответствующими полномочиями и ответственностью.
Администратор СЭД выполняет следующие функции:
- осуществляет установку и настройку СЭД, в том числе на рабочих местах пользователей СЭД;
- создает записи о пользователях, включает их в группы в соответствии с установленными для них правами доступа к информации;
- настраивает права подписи пользователей на отдельные виды документов в соответствии с действующими в организации положениями;
- удаляет несуществующих и отключает временно отсутствующих пользователей;
- обеспечивает создание резервных копий баз данных;
- при наличии удаленных подразделений обеспечивает обмен данными с этими подразделениями;
- обеспечивает поддержку режима конфиденциальности информации;
- при возникновении проблем и конфликтных ситуаций в работе СЭД выясняет причины и принимает меры для их устранения.
Администратор СЭД выполняет указанные функции на основании распоряжений, оформленных в установленном порядке, и соответствующих инструкций по администрированию.

4.2. Ответственность администратора СЭД

Администратор СЭД несет ответственность за:
- сохранность информации в СЭД;
- постоянную поддержку СЭД в работоспособном состоянии;
- нераспространение конфиденциальной информации, доступной ему в силу должностных обязанностей;
- своевременность разрешения и запрета доступа пользователей в систему.


------------------------------------------------------------------